Apa Itu PDF? Arti, Fungsi, dan Cara Memakainya

PDF adalah singkatan dari Portable Document Format, yaitu format file dokumen yang tampilannya tetap sama di perangkat apa pun.

Huruf, gambar, tata letak, dan ukuran kertas di dalam PDF tidak bergeser saat dibuka di HP, laptop, atau dicetak.

Karena itu, format ini menjadi pilihan utama untuk dokumen resmi, formulir, dan lampiran yang dikirim ke orang lain.

Daftar Isi Tampilkan Sembunyikan

Arti dan Asal Usul PDF

Kata "portable" pada Portable Document Format berarti dokumen bisa dibawa ke mana saja tanpa berubah bentuk.

PDF dikembangkan oleh Adobe pada awal 1990-an untuk menyelesaikan masalah klasik.

Dokumen yang rapi di satu komputer sering berantakan di komputer lain karena font atau programnya berbeda.

Sejak 2008, PDF menjadi standar terbuka ISO 32000. Artinya, siapa pun boleh membuat aplikasi untuk membuka dan membuat PDF.

Hasilnya, hampir semua HP, laptop, dan browser modern bisa menampilkannya tanpa aplikasi tambahan.

Kenapa PDF Dipakai untuk Dokumen Resmi?

Ada beberapa alasan PDF sering diminta untuk lamaran kerja, pendaftaran sekolah, laporan, atau dokumen kantor:

• Tampilan tetap sama. Font, gambar, dan posisi teks disimpan di dalam file, jadi penerima melihat dokumen persis seperti yang Anda kirim.
• Ukuran kertas tetap. Halaman A4 tetap A4 saat dicetak, tanpa bergeser ke halaman berikutnya.
• Tidak mudah berubah tanpa sengaja. PDF tidak dirancang untuk diketik ulang seperti Word, sehingga isinya aman dari salah ketik saat dibuka orang lain.
• Bisa menggabungkan banyak isi. Teks, foto, tabel, hasil scan, bahkan kolom formulir bisa berada dalam satu file.
• Bisa dibuka di mana saja. Browser di HP dan laptop umumnya sudah bisa menampilkan PDF secara langsung.

Isi PDF: Teks atau Gambar?

Tidak semua PDF sama.

PDF yang dibuat dari Word atau aplikasi kantor biasanya berisi teks asli, sehingga tulisannya bisa diblok, disalin, dan dicari dengan fitur pencarian.

Sebaliknya, PDF hasil scan atau dari foto hanya berisi gambar halaman. Tulisannya terlihat, tetapi tidak bisa disalin atau dicari.

Untuk membuat teks di PDF seperti ini bisa dicari, jalankan OCR PDF agar tulisan pada gambar dikenali dan disematkan ke dalam file.

Apa Bedanya PDF dan Word?

Word dirancang untuk menulis dan mengedit, sedangkan PDF dirancang untuk membagikan hasil akhir.

Dokumen Word bisa tampil berbeda di perangkat lain bila font atau versi aplikasinya tidak sama, sedangkan PDF menjaga tampilannya.

Karena itu, alur yang umum adalah menulis di Word, lalu menyimpannya sebagai PDF sebelum dikirim. Anda bisa melakukannya dengan Word ke PDF.

Bila sebaliknya Anda menerima PDF dan perlu mengedit isinya, ubah ke dokumen Word dengan PDF ke Word.

Hasilnya bisa diedit, tetapi tata letak yang rumit seperti kolom ganda disederhanakan, jadi periksa kembali sebelum dipakai.

Cara Membuka, Membuat, dan Mengolah PDF

• Membuka PDF: ketuk file PDF, dan browser atau aplikasi file bawaan HP umumnya langsung menampilkannya.
• Membuat PDF: ubah foto, hasil scan, atau file Word menjadi PDF. Langkah lengkapnya untuk HP ada di panduan Cara Membuat PDF di HP.
• Mengolah PDF: setelah menjadi PDF, dokumen bisa digabung, dipisah, dikompres agar lebih kecil, diberi tanda tangan, atau dikunci dengan kata sandi.

Di UbahPDF, semua pengolahan itu berjalan langsung di browser perangkat Anda.

File tidak diunggah ke server, jadi dokumen pribadi seperti KTP, ijazah, atau kontrak tetap berada di HP atau laptop Anda sendiri.